12-12-2023 | категорія: Новини
З 31.12.2023 - жирна крапка по токенах
Автор: Казанова Марина, податковий експерт.
З 31.12.2023 набувають чинності закони, які фактично остаточно звільняють суб’єктів господарювання комерційної сфери (тобто тих, які не належать до державних або бюджетних) від обов’язку зберігати електронні підписи тільки на захищених носіях (токенах або у хмарі). Деталі — в нашій статті.
Коротко про історію проблеми
Нагадаємо, що історія обов’язкового використання токенів звичайними суб’єктами господарювання (СГ), по суті, «тягнеться» зі ст. 17 Закону про електронні довірчі послуги*. Саме ч. 2 цієї статті зобов’язала СГ при електронній взаємодії з третіми особами, яка потребує відправлення, отримання, зберігання електронних даних, що повинні містити аналог власноручного підпису, використовувати кваліфіковані електронні довірчі послуги, тобто використовувати кваліфіковані електронні підписи.
* Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.
Особливість кваліфікованого електронного підпису (КЕП) полягає в тому, що він повинен зберігатися на захищеному носії (токені або у хмарі). Звичайна флешка для його зберігання не підходить.
На підставі цієї норми (ст. 17) потім були внесені відповідні зміни в ПКУ та інші закони й підзаконні нормативні акти. Зокрема, наразі норми ПКУ (в редакції, яка буде діяти до 31.12.2023) вимагають підписувати звітність, податкові накладні, заходити в приватну частину Електронного кабінету саме за допомогою КЕП (тобто підпису, який має зберігатися на захищеному носії, зокрема на токені).
Але! Фактично весь цей час платникам дозволялось використовувати замість КЕП удосконалені підписи (тобто ті, які зберігаються не на токенах, а, зокрема, на звичайній флешці). Право на це давали:
— спочатку постанова про експериментальний проєкт (постанова КМУ від 03.03.2020 № 193);
— потім «карантинна» постанова КМУ від 09.12.2020 № 1236;
— а згодом і «воєнна» постанова КМУ від 17.03.2022 № 300, відповідно до якої на період дії воєнного стану + 6 місяців після його припинення можна використовувати електронний підпис (удосконалений), який не зберігається на токені або у хмарі.
При цьому удосконалений підпис теж має бути отриманий у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг, що внесені до Довірчого списку України. Більш детальну історію питання ви можете знайти в статті «Токени скасували! Нарешті» // «Податки & бухоблік», 2023, № 20.
Що змінюється з 31.12.2023?
З 31.12.2023 набувають чинності два закони:
— Закон № 2918* — вносить відповідні зміни до ПКУ (див. підрозділ «Електронна взаємодія з податківцями»);
— Закон № 2801* — вносить зміни в Закон про електронні документи** та суттєві зміни до Закону про електронні довірчі послуги (при цьому з 31.12.2023 змінюється і назва цього Закону — «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»).
** Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.
Важливо те, що зміни торкнулися і самої ст. 17 Закону про електронні довірчі послуги, яка, власне, і зобов’язувала СГ при електронній взаємодії з третіми особами використовувати КЕП. Так ось, тепер ця норма містить таке формулювання:
«Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання електронних даних за участю третіх осіб, може здійснюватися з використанням електронних довірчих послуг або без їх використання».
Як бачимо, ніякої згадки про те, що електронна взаємодія звичайних СГ з третіми особами (у т. ч. з податківцями) має здійснюватися саме за допомогою кваліфікованих електронних довірчих послуг, оновлена ст. 17 не містить. А значить,
така взаємодія можлива і за допомогою інших видів електронних підписів (зокрема, удосконаленого) або інших видів електронної ідентифікації
Хіба що якщо мова про правочини, які за законом підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації, то якщо вони вчиняються в електронній формі, то виключно із застосуванням кваліфікованих електронних довірчих послуг (п. 6 оновленої ст. 17).
Електронна взаємодія з податківцями
Мова про підписання електронної звітності, ПН/РК, ідентифікації в Електронному кабінеті. Згаданим вище Законом № 2918 було внесено зміни до ПКУ, які запрацюють з 31.12.2023. Суть змін така:
там, де від платника вимагалося поставити кваліфікований електронний підпис, тепер норми ПКУ говорять про те, що платником проставляється або кваліфікований електронний підпис, або удосконалений електронний підпис, який базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису
Наприклад, у п. 48.5.1 ПКУ (регулює подання електронної звітності) зараз (у редакції, яка діє до 31.12.2023) сказано, що податкова декларація має підписуватися кваліфікованим електронним підписом платника. З 31.12.2023 ця норма вже буде говорити, що платник може підписувати електронну звітність або кваліфікованим, або удосконаленим електронним підписом. Аналогічну норму міститиме й п. 201.1 (про підписання податкової накладної); ст. 421 (про ідентифікацію в Електронному кабінет), ст. 52 (про підписання запиту на отримання індивідуальної податкової консультації ) та інші норми ПКУ. Тобто
для електронної взаємодії з податківцями суб’єкту господарювання недержавної сфери достатньо мати удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, тобто підпис, що може зберігатися у т. ч. на звичайній флешці
При цьому удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, — це підпис, який має бути отриманий у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, що внесені до Довірчого списку України.
ФОП — створювачі електронних печаток
Ще одна новація, яка запрацює з 31.12.2023, — це те, що
тепер створювачем електронної печатки буде названо і ФОП
Так, у п.п. 55 ст. 1 оновленого Закону про електронні довірчі послуги буде сказано, що «створювач електронної печатки — юридична особа чи фізична особа — підприємець, яка створює електронну печатку».
Раніше створювачами електронної печатки за Законом про електронні довірчі послуги формально могли бути лише юрособи. Але, по факту, ФОП теж міг мати електронну печатку — втім лише для ПРРО / програмно-технічних комплексів самообслуговування, в яких відсутній касир (з урахуванням норм Закону про РРО*).
Тож розбіжності між вимогами різних законів буде усунуто. Для використання електронної печатки ФОП стане більше можливостей. Втім щодо проблеми використання електронної печатки ФОП касирами на ПРРО рекомендуємо і надалі користуватися порадами, наданими в статті «Використання: можна чи ні?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 79 (ср. 025135600).
Електронний документообіг між контрагентами-резидентами
Мова про обмін первинними документами.
Електронний підпис у первинному документі. Нагадаємо спочатку, що якщо первинний документ створюється в електронній формі, то Закон про бухоблік* висуває наступні вимоги.
Якщо мова про первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, то вони застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Загальна ж вимога щодо первинних документів, складених в електронній формі, звучить так, що вони застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Звісно, при цьому вони повинні мати обов’язкові реквізити, названі в п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, зокрема особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Варто зазначити, що оновлена ст. 6 Закону про електронні документи (зміни внесено Законом 2801 і вони теж запрацюють з 31.12.2023) прямо не називає, який саме вид електронного підпису має бути накладено на електронний документ. Водночас ст. 7 цього ж Закону говорить, що «оригіналом первинного документа є електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Власноручним підписом Закон про електронні довірчі послуги прямо називає тільки КЕП. Але враховуючи конструкцію «або» в цій нормі, виходить, що ми можемо підписати електронний документ й іншим електронним підписом (а не тільки прирівняним до власноручного, яким є лише КЕП).
Тому вважаємо, що
для підписання електронних бухгалтерських первинних документів (при електронному документообігу з контрагентом) можна застосовувати і удосконалений, і кваліфікований електронний підпис
Ще раз звернемо увагу: ні Закон про бухоблік, ні Закон про електронні документи не вимагають, щоб електронні первинні документи були підписані саме кваліфікованими електронним підписами. Це тільки один з варіантів їх підписання.
Знову ж таки, як ми сказали вище, Закон про бухоблік називає як обов’язковий реквізит первинного документа «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції». Підписання електронного документа удосконаленим підписом цілком відповідає цим вимогам. Адже удосконалений підпис (1) однозначно пов’язаний з підписувачем; (2) надає можливість ідентифікувати підписувача; (3) може з високим рівнем використовуватися під власним одноосібним контролем; (4) є пов’язаним з електронними даними, на які накладено удосконалений електронний підпис, чи таким чином, щоб будь-яка наступна зміна таких даних могла бути виявлена.
А в ч. 7 ст. 17 оновленого Закону про електронні довірчі послуги сказано, що:
«юридична сила та допустимість електронного підпису чи печатки як доказу не можуть бути заперечені виключно на тій підставі, що вони мають електронну форму або не відповідають вимогам до кваліфікованих електронних підписів чи печаток».
Тому цілком достатньо, якщо первинний документ буде підписаний удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Електронна печатка в первинному документі. Оновлена ст. 6 Закону про електронні документи також говорить про те, що
«для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка»
Попередня редакція цієї статті про електронну печатку зовсім не згадувала. А тепер про неї прямо згадано, як про додаткове підтвердження достовірності походження документа.
Варто звернути увагу на те, що тільки електронною печаткою в електронному первинному документі не можна обмежитися. Адже Закон про бухоблік вимагає ідентифікацію осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції, а це можна зробити тільки за допомогою електронних підписів таких осіб. Тобто електронна печатка може використовуватися тільки як додаткове підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа.
Електронна взаємодія з іноземними контрагентами
Стаття 371 оновленого Закону про електронні довірчі послуги встановлює, що взаємне визнання електронних підписів здійснюється згідно з міжнародними договорами України. Поки що таких договорів не укладено. І як визначено постановою КМУ від 14.11.2023 № 1198, це покладається на Мінцифри.
Водночас діють перехідні норми. Зокрема, відповідно до п. 61 розд. VII Закону про електронні довірчі послуги тимчасово, до взаємного визнання між Україною та Європейським Союзом електронних довірчих послуг, як виняток визнаються електронні підписи, видані надавачами, які внесені до Довірчого списку держави — члена Європейського Союзу або держави — члена Європейської асоціації вільної торгівлі (далі — європейські кваліфіковані надавачі) (czo.gov.ua/trustedlist). Але питання щодо практичного застосування електронних підписів нерезидентів залишаються.
Висновки
- З 31.12.2023 набуває чинності Закон № 2918, яким вносяться зміни до ПКУ, — там, де від платника вимагалося поставити кваліфікований електронний підпис, тепер норми ПКУ говорять, що платником проставляється або кваліфікований електронний підпис, або удосконалений електронний підпис. Отже, на постійній основі вносяться зміни, які дозволяють здійснювати електронну «взаємодію» з податківцями за допомогою електронних підписів, які зберігаються на звичайній флешці, а не на токені.
- З 31.12.2023 також набуває чинності Закон № 2108, який у тому числі вносить досить суттєві зміни в Закон про електронні довірчі послуги. Зокрема, тепер його ст. 17 не містить вимоги для СГ некомерційної сфери використовувати виключно КЕП при електронній взаємодії з третіми особами, яка передбачає передачу даних, які повинні містити аналог власноручного підпису.