Наказом визначено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства та на підставі Договору, що визначає взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу. Договір укладається шляхом приєднання до нього на підставі Заяви про приєднання до Договору. 

Контролюючий орган, яким отримано Заяву про приєднання до Договору, розглядає її протягом одного робочого дня. Якщо до моменту спливу робочого дня, наступного за днем отримання контролюючим органом Заяви про приєднання до Договору (дата, зафіксована у першій квитанції), контролюючий орган не повідомив автора про приєднання до Договору або відмову в приєднанні до Договору, приєднання до Договору здійснюється автоматично у момент спливу такого строку (дата, зафіксована у другій квитанції). Підтвердженням про приєднання до Договору є отримання другої квитанції.

Підставами для відмови у прийнятті Заяви про приєднання до Договору та відповідно у приєднанні до Договору є:

• відсутність автора на обліку у контролюючому органі;
• невідповідність реєстраційних даних автора, зазначених у Заяві про приєднання до Договору, даним Єдиного державного реєстру та Державного реєстру фізичних осіб - платників податків (далі - Державний реєстр);
• наявність у Єдиному державному реєстрі запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця;
• наявність в Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю;
• наявність діючого Договору.

Дія Договору припиняється за ініціативи підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника), або за наявності однієї з таких підстав:

• отримання інформації від АЦСК про завершення строку чинності (або скасування) посиленого сертифіката керівника;
• отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника;
• отримання інформації з Єдиного державного реєстру про державну реєстрацію припинення юридичної особи;
• наявність в Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків в контролюючому органі;
• наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків підписувача Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю.

Договори про визнання електронних документів, що на день набрання чинності цим наказом є чинними, продовжують діяти до виникнення вищевказаних підстав.

Наказом передбачені такі вимоги до електронного документообігу:

Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності). Послуги ЕЦП можуть бути отримані у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.

Автоматизована перевірка електронного документа здійснюється у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо електронний документ надійшов після закінчення операційного дня або за 1 годину до його закінчення.

Перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі - протягом перших двох годин наступного операційного дня. Якщо автору протягом встановленого строку після відправки електронного документа не надійшла перша квитанція, електронний документ вважається не одержаним адресатом.

Не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції, якщо інше не встановлено законодавством та цим Порядком, формується друга квитанція.

Друга квитанція є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа. 

Якщо автором надіслано до контролюючих органів кілька примірників одного електронного документа (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), оригіналом вважається електронний документ, надісланий до контролюючих органів останнім до закінчення граничного строку, встановленого законодавством для подання такого документа, за умови, що його було сформовано правильно та прийнято (зареєстровано), про що автору надійшла друга квитанція про прийняття.

ПРИМІРНИЙ ДОГОВІР про визнання електронних документів

ПОВІДОМЛЕННЯ про надання інформації щодо електронного цифрового підпису

ЗАЯВА про припинення дії договору про визнання електронних документів

ПОВІДОМЛЕННЯ про припинення дії договору про визнання електронних документів